HR DOCUMENT BOX

Alle Informationen auf einen Blick

Die HR Document Box - dein persönliches, digitales Postfach für HR-Dokumente. Sie ermöglicht einen sicheren, papierlosen und nachhaltigen Zugriff auf deine Unterlagen – jederzeit und von überall.

Was muss ich zu HR Document Box wissen

Dokumente: Du erhältst deine Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Sozialversicherungsnachweise und A1-Bescheinigungen digital über die HR Document Box.

Zugriff: Die Dokumente stehen dir 2 Jahre lang in der HR Document Box zur Verfügung. Nach einem Austritt kannst du für weitere 6 Monate auf die HR Document Box zugreifen.

Sicherheit: Deine Daten sind durch End-to-End-Verschlüsselung und 2-Faktor-Authentifizierung geschützt. Die 2-Faktor-Authentifizierung erfolgt über die App Microsoft Authenticator.

Flexibilität: Du kannst jederzeit per App oder Web auf deine Dokumente zugreifen – egal, ob am PC, Tablet oder Smartphone.

Benachrichtigung: Du erhältst eine E-Mail, sobald neue Dokumente bereitstehen.

Eigene Sicherung: Die Dokumente können je nach Bedarf heruntergeladen, gespeichert, versendet oder gedruckt werden. Die Anleitung befindet sich in den Dokumenten unten.

Eigenverantwortung: Es liegt in deiner Verantwortung, die Dokumente selbstständig über die HR Document Box aufzurufen und ggf. vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist (2 Jahre) zu archivieren.

Registrierung: Die Anmeldung erfolgt mit einer E-Mailadresse und einem selbst zu wählenden Passwort. Wir empfehlen die Registrierung mit deiner privaten E-Mailadresse.

Schlüsselbrief: Für die Erstanmeldung erhältst du einen Schlüsselbrief, in dem dein individueller Sicherheitsschlüssel steht. Der individuelle Sicherheitsschlüssel ist unbegrenzt gültig und wird sowohl für die Erstanmeldung als auch für spätere Änderungen der Anmeldedaten, wie z.B. des Passwortes, benötigt. Diesen Brief bitte unbedingt gut für die Zukunft aufbewahren!

Nachhaltigkeit: Schluss mit Papierbergen – du leistest einen aktiven Beitrag zum Klima- und Umweltschutz.

Anmeldung & Ersteinrichtung

Schlüsselbrief zur Erstanmeldung

Für die Erstanmeldung erhältst du postalisch einen Schlüsselbrief, der deinen individuellen Sicherheitsschlüssel enthält. Dieser wird sowohl für die Erstanmeldung als auch für spätere Änderungen der Anmeldedaten, wie z.B. des Passwortes, benötigt.

Bitte den Schlüsselbrief daher gut aufbewahren!!

Anleitung zur Erstanmeldung

Mit dem Schlüsselbrief kannst du dich direkt anmelden und loslegen.
Wichtige Hinweise zur Anmeldung sind auf der dritten Seite zusammengefasst! (siehe auch Dokument „Hinweise zur Anmeldung“) Diese bitte beachten, dann kann nichts mehr schief gehen.

Die Erstanmeldung

Vor Beginn der Erstanmeldung empfiehlt es sich die App Microsoft Authenticator auf dem Smartphone herunterzuladen.
QR-Codes für die App „Microsoft Authenticator“:

Google Playstore	Apple Appstore

Bitte nimm die Erstanmeldung über einen PC, Notebook oder Tablet vor.
Auch den im Laufe der Anmeldung per E-Mail zugeschickten Aktivierungslink bitte nicht über das Smartphone, sondern über einen PC/Laptop/Tablet bestätigen. Mit dem Smartphone ist anschließend der angezeigte QR-Code zu scannen!

Hier geht's zur Erstanmeldung: https://oediv-hrdb.hr-document-box.com/register/

Du benötigst zur Erstanmeldung deine Personalnummer. Diese findest du im Arbeitszeitmanagement in NWHome:
Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Logo enthält. KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

Nutzung der HR Document Box

Du kannst die HR Document Box nach der Erstanmeldung über folgenden Link aufrufen oder die App verwenden: https://www.hr-document-box.com/

QR-Codes für die App „HR Document Box“:

Google Playstore	Apple Appstore

Bei der Anmeldung musst du nach der Eingabe deiner E-Mailadresse und deines Passwortes über die App Microsoft Authenticator einen neuen Zahlencode generieren lassen und diesen bei der HR Document Box eingeben.

Support & Ansprechpartner

In den bereitgestellten Dokumenten findest du weitere Informationen zur HR Document Box.

Bei Fragen oder Problemen steht dir Melina Schäfer sowie das Team Human Resources gerne zur Verfügung.